Managementassistent
Managementassistent projectenbureau en programmadirecteuren (BC484) Tijdelijk
Ben jij een organisatietalent dat het overzicht bewaart, ook als de planning continu verandert? Vind je het leuk om voor meer teams tegelijk te werken, afspraken te plannen, administratie te ordenen én proactief mee te denken? Dan zoeken wij jou als managementassistente voor ons projectenbureau én twee programmadirecteuren.
Wat ga je doen?
Als managementassistente vervul je een spilfunctie binnen onze organisatie. Je ondersteunt enerzijds het projectenbureau en anderzijds twee programmadirecteuren. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt achter de schermen. Geen dag is hetzelfde: je plant complexe afspraken, beheert informatie, houdt voor het projectenbureau subsidiegegevens bij en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, mensen en systemen. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamplayer .
Jij bent degene die overzicht houdt, structuur aanbrengt én flexibel inspeelt op veranderingen.
Je taken bestaan onder andere uit:
- Plannen en coördineren van overleggen, waarbij meer mensen betrokken zijn, vaak binnen korte tijd en met wisselende agenda’s.
- Afspraken maken, presentaties opmaken en eventueel bijeenkomsten organiseren voor een programmadirecteur waarbij je efficiënt schakelt tussen meer agenda’s, Daarnaast houdt je actielijsten bij en maak je korte rapportages.
- Beheren en bijhouden van subsidiegegevens in Excel, waarbij je zorgt voor structuur en foutloze administratie.
- Ordenen en digitaal archiveren van documenten in de juiste systemen (o.a. Teams en SharePoint), volgens de geldende procedures.
- Uitwerken van verslagen en notulen, met een scherp oog voor taal, inhoud en lay-out.
- Ad hoc ondersteuning bieden wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij het ontvangen van gasten of het signaleren en oplossen van knelpunten in de planning.
Je start in een tijdelijke functie. Wat er daarna mogelijk is, hangt af van de ontwikkelingen en keuzes binnen onze organisatie.
Het betreft een functie voor 0,5-0,6 fte met de mogelijkheid om hybride te werken.