Managementassistent
Hoofd Management Ondersteuning Tijdelijk met uitzicht op vast
Hoofd Managementondersteuning (0,8 fte)
Als Hoofd Managementondersteuning ben je een spilfiguur binnen de organisatie en fungeer je als rechterhand van de schoolleiding. Je zorgt voor een optimale ondersteuning van beleids- en organisatietaken, beheert de jaaragenda, en bewaakt de administratieve organisatieprocessen.
Het Barlaeus Gymnasium is een categoraal gymnasium in het hart van Amsterdam. Kenmerkend voor het Barlaeus is de prettige sfeer en veilige leeromgeving die worden gecreëerd door een sterke focus op socialisatie en persoonsvorming. Naast de cognitieve ontwikkeling van de leerlingen biedt de school veel mogelijkheden voor sociaal-emotionele ontwikkeling. De vele oud-leerlingen, die te allen tijde bereid zijn om zich voor de school in te zetten, laten zien dat verbinding een sterk punt van het Barlaeus is.
Kerntaken en verantwoordelijkheden:
- verzorgt de (coördinatie van de) secretariële ondersteuning;
- coördineert en legt administratieve organisatieprocessen vast;
- verwerkt wijzigingen in de jaaragenda en beheert de jaaragenda;
- ondersteunt de schoolleiding bij het uitvoeren van de jaaragenda;
- ondersteunt de schoolleiding door het verzorgen van agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen, archivering documenten en het verzorgen van in- en externe communicatie;
- houdt voor de schoolleiding beleidstukken up to date (bv schoolgids);
- ondersteunt bij de voorbereiding van de besluitvorming van beleid en de implementatie ervan;
- doet voorstellen voor aanpassing en verbetering voor gegevensverwerking en het managementinformatiesysteem;
- neemt de werkzaamheden op gebied van financiële administratie op schoolniveau over;
- stelt (management-) overzichten (rapporten, overzichten, specificaties, toelichtingen en prognoses) samen.
Functie-eisen:
- afgeronde hbo- of wo-opleiding;
- analytisch sterken, affiniteit met cijfers en cijfermatig inzicht
- aantoonbare ervaring in een coördinerende managementondersteunende functie, bij voorkeur binnen het onderwijs;
- uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
- sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- ervaring met informatiemanagement en digitale systemen (zoals administratieve software of managementinformatiesystemen);
- proactieve houding en in staat om zelfstandig te werken binnen een complexe organisatie.
Wat bieden wij?
- een uitdagende en afwisselende functie op strategisch en uitvoerend niveau;
- werken in omgeving met maatschappelijk belang;
- ruimte voor eigen initiatief en professionele ontwikkeling;
- schaal 8 cao voor het voortgezet onderwijs.