Managementassistent
Bestuursondersteuner/Senior managementassistent Tijdelijk met uitzicht op vast
Ben jij graag een spin in het web, die overzicht houdt, communicatief, organisatorisch en planmatig sterk is? Werk waarbij geen dag hetzelfde is en waarbij je écht van betekenis bent voor een scholenkoepel met leerlingen die meer ondersteuning nodig hebben dan hun leeftijdsgenoten.
J.C. Pleysier College zoekt een:
Bestuursondersteuner / Senior managementassistent mét HR component 0,8 fte
Wie zijn wij?
Het J.C. Pleysier College is een betrokken onderwijsinstelling die leerlingen ondersteunt om hun talenten te ontdekken en te ontwikkelen binnen het voortgezet speciaal onderwijs (cluster 4) in de regio Haaglanden. Op onze vijf locaties bieden wij met ruim 200 medewerkers leerlingen met gedrags- en psychiatrische uitdagingen een veilige en stimulerende leeromgeving.
Wat maakt ons werk zo mooi?
De keuze om te werken met jongeren met een specifieke ondersteuningsbehoefte geeft veel voldoening. Zo zijn alle medewerkers in het vso van speciale betekenis, voor individuele leerlingen, hun ouders en ook voor de samenleving als geheel.
Bestuursbureau
Ons Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en de scholen. Het is een compact en enthousiast team met expertise op het gebied van onderwijs, HR, financiën, ICT, huisvesting en communicatie; samen zorgen we ervoor dat het bestuur en de scholen optimaal hun werk kunnen doen.
Het bestuursbureau wordt aangestuurd door de directeur Onderwijs en Kwaliteit en de directeur Bedrijfsvoering. Jouw leidinggevende is de directeur Bedrijfsvoering.
Jouw rol:
In deze veelzijdige functie ben jij de spil van ons bestuursbureau. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe relaties, en zorgt dat alles soepel en professioneel verloopt. Je ondersteunt het College van Bestuur en de directie van het bestuursbureau. Daarnaast werk je ook samen met de beleidsadviseur HR.
De functie is zeer divers, geen dag is hetzelfde.
Wat ga je onder meer doen?
Zorgen dat alles op rolletjes loopt op het bestuursbureau:
- Je zorgt ervoor dat bezoekers gastvrij ontvangen worden en dat het kantoor representatief en netjes blijft
- Je verzorgt de inkoop van kantoorartikelen en boodschappen en onderhoudt contacten met leveranciers
- Je vervult de rol van BHV-er (training beschikbaar)
- Je denkt mee in verbeteringen van processen, communicatie en organisatie
Professioneel uitvoeren van allerhande secretariële werkzaamheden:
- Je beheert agenda’s, planningen, post, mailboxen en stemt (telefonisch en schriftelijk) af met interne en externe relaties
- Je bereidt vergaderingen voor, verzamelt stukken, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van afspraken
- Je verzamelt, controleert, archiveert en redigeert beleidsstukken, rapportages, verslagen en uitgaande correspondentie op taalgebruik, lay- out en huisstijl
- Je bent proactief in het opstellen en verspreiden van allerhande (interne) communicatie i.s.m. collega’s
- Je doet voorstellen voor aanpassing van o.a. bestaand beleid en protocollen
Ondersteuning HR o.a.:
- bij arbeidsmarktcommunicatie en werving & selectie (meewerken aan teksten, uitzetten vacatures, website, digitale info etc.)
- bij HRM rapportages, accountantscontroles en externe vragenlijsten (bv. CBS)
- bij processen rondom RI&E
- door het maken en versturen van brieven m.b.t. jubilea, salariskorting, uit dienst etc.
- door het beheer van de UWV site, sollicitatie mailbox en ondersteuning bij de salarisruns. Hiervoor onderhoud je contact met de salarisadministratie