Secretaresse
Secretaris/Secretaresse voor de directie Tijdelijk met uitzicht op vast
Ben jij de verbindende kracht die overzicht houdt, rust brengt en besluitvorming soepel laat verlopen? Als secretaresse van de directie ben je de spil tussen directie, college van bestuur en onderwijsmanagement, en zorg je ervoor dat informatie wordt doorgegeven waardoor processen soepel verlopen. Herken je jezelf en spreekt dit je aan, dan komen wij graag met je in gesprek voor de functie van:
Secretaris/Secretaresse voor de directie van SintLucas
0,6 fte | locatie Eindhoven/Boxtel
SintLucas is een lerende én waardengerichte organisatie, belangrijke voorwaarden om onze ambities te realiseren. We leveren een betekenisvolle bijdrage in de ontwikkeling en daarmee de toekomst van creatief talent, onze leerlingen (vmbo) en studenten (mbo).
Wie zijn wij?
De regio Zuidoost Brabant staat bekend om zijn (innovatieve) technologie. De mooiste innovaties ontstaan vanuit creativiteit. SintLucas is met haar creatief-technologische vmbo- en mbo-opleidingen binnen en buiten de regio een begrip. Als betrouwbare partner zijn we nauw verbonden met de creatieve industrie en aangesloten op de laatste relevante ontwikkelingen.
“Bij SintLucas kan je jezelf zijn”. De meest genoemde zin als je onze leerlingen, studenten en medewerkers vraagt wat ons uniek maakt. Onze kernwaarden groei, eigenheid, plezier, trots en zelfvertrouwen geven aan wie we willen zijn.
Wat ga je doen?
Als secretaresse van de directie ondersteun je de directie, bestaande uit 3 directieleden. Je bent een onmisbare schakel in de organisatie en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt tussen directie en College van Bestuur en tussen directie en onderwijs(managers). Als secretaris van de directie zorg jij -namens de directie- dat overleggen gestructureerd verlopen en besluiten tijdig en zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Je onderhoudt daarvoor contact met de onderwijsmanagers, de directie, de secretaresse van het cvb en met de management assistentes. Je bent een spin in het web, je straalt rust en vertrouwen uit en zorgt – met begrip voor rollen, onderlinge verschillen en behoeften – dat iedereen tijdig en inhoudelijk goed zijn bijdrage kan leveren doordat informatie bij de juiste personen terechtkomt. Uiteraard is dan het inhoudelijk volgen van de hoofdlijnen binnen de organisatie belangrijk om verbanden te begrijpen.
Je werkzaamheden zijn veelzijdig en vragen om discretie, accuratesse en zelfstandigheid. Je taken bestaan onder andere uit:
- Voorbereiden, notuleren en (in gang zetten van de) opvolging van directieberaad-vergaderingen en besluitvorming;
- Agendabeheer voor directie-afspraken;
- Verzorgen van correspondentie, rapportages en archivering;
- Signaleren van relevante ontwikkelingen en ondersteunen van beleidsvoorbereiding;
- Bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen en administratieve ondersteuning;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
- Zorgen voor opvolging van beleidsdocumenten;
- Ondersteunen van projecten vanuit directie (jaarplanner, themakalender directieberaad-overleg).
Met wie doe je dat?
‘Creating opportunities’ is waar we voor staan. Kansen creëren voor leerlingen, studenten, collega’s en samenwerkingspartners. Met fijne collega’s die elkaar en leerlingen/studenten uitdagen om het beste uit zichzelf te halen. Met ruimte voor eigen initiatief en om jezelf professioneel te ontwikkelen. Samen werken we aan uniek-vernieuwend en toonaangevend onderwijs.
Je werkt nauw samen met de secretaresse van het College van Bestuur, de management assistentes van de directieleden en (onderwijs)managers. Je bent het visitekaartje van de directie en weet met jouw professionaliteit en gastvrijheid een prettige werksfeer te creëren.
Wat neem jij mee?
Kies jij juist voor de ruimte én eigen ontwikkeling om deze functie in te vullen en heb je daar duidelijke ideeën bij? Beschik je bovendien over de volgende kenmerken:
- Je brengt een hbo-diploma of relevante certificaten mee;
- Je beschikt over kennis van administratieve processen, wet- en regelgeving en beleidsvoorbereiding;
- Je beschikt over sterke digitale vaardigheden en bent in staat om snel en effectief te schakelen tussen diverse systemen en platforms;
- Je bent accuraat, klantgericht en communicatief sterk — zowel mondeling als schriftelijk;
- Je bent flexibel, proactief en weet prioriteiten te stellen;
- Je bent discreet en organisatiesensitief;
- Je bent vaardig in het zelfstandig opstellen van correspondentie en rapportages;
- Je bent een teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken;
- Je brengt ervaring mee in het organisatorische en bestuurlijke krachtenveld;
- Je beschikt over een helicopterview, denkt en handelt tactisch/ strategisch en overziet het grotere geheel;
- Je hebt de beschikbaarheid om in ieder geval op de maandagen te werken.
Wat bieden wij?
Met deze mooie en inhoudelijke baan binnen een creatieve, energieke en inspirerende leeromgeving heb je impact op mens en organisatie. Wij bieden je veel ruimte voor initiatief, eigenaarschap en zelfontplooiing, in een organisatie met gezonde ambities, een informele sfeer en een prettig werkklimaat. Verder mag je rekenen op:
- Een creatieve, energieke en inspirerende werkomgeving met leuke collega’s, leerlingen en studenten;
- Een contract voor een jaar van 0,6 fte en als we onze samenwerking na dat jaar willen verlengen wordt deze omgezet naar een vast dienstverband bij SintLucas;
- Een passende waardering volgens de cao voor het mbo (schaal 8);
- Een 13de maand van 8,33% en vakantiegeld van 8%;
- Een pensioenregeling via het ABP en een reiskostenregeling met een NS-businesscard of ruime kilometervergoeding;
- Onboarding met een buddy die je wegwijs maakt bij SintLucas;
- Een maandelijkse telefoonvergoeding, tegemoetkoming in jouw zorgverzekering en een aanvullende collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering;
- Een mogelijkheid tot deelname aan een fiscaal interessant Keuzeportaal, gericht op persoonlijke investeringen in vitaliteit en duurzaamheid;
- Ruimte om jezelf te ontwikkelen op persoonlijk- en vakinhoudelijk vlak;
- Passend bij onze kernwaarden TROTS en PLEZIER: o.a. het jaarlijkse bezoek aan de Dutch Design Week waaraan SintLucas actief deelneemt, de SintLucas inspiratiedag, taart in de tuin.
Solliciteren en meer informatie
Bij SintLucas geloven we dat verschillen ons sterker maken. We waarderen en respecteren ieders unieke achtergrond, of het nu gaat om leeftijd, ervaring, cultuur, gender, seksuele oriëntatie of karakter. Diversiteit verrijkt onze school en draagt bij aan een inspirerende leer- en werkomgeving.
Iedereen is welkom bij ons. Wat jouw verhaal ook is — jij mag jezelf zijn bij SintLucas. Daarom kijken we uit naar jouw sollicitatie.
SintLucas Inspiratiemoment
Voor deze functie bieden we de mogelijkheid om op een informele manier kennis te maken met SintLucas. Weet je nog niet zeker of dit de functie en/of organisatie voor je is, maar wil je dat samen met ons onderzoeken? Neem dan contact op met Thijs van der Steen We maken onder het genot van een kopje koffie/thee kennis met elkaar, leiden jou graag rond op de locatie Eindhoven of Boxtel en vertellen je graag meer over de organisatie en werkomgeving.
Ben je al overtuigd?
Direct solliciteren kan uiteraard ook met een cv en een kernachtige motivatie. Deze ontvangen we graag uiterlijk 20 juni a.s. en kun je uploaden via de ‘solliciteren’ knop. We lezen in jouw motivatie graag welke talenten jij bezit en meebrengt om deze rol in te vullen. Voor vragen over de procedure of de arbeidsvoorwaarden vragen we je een mail te sturen naar mensenorganisatie@sintlucas.nl
Voor (vak)inhoudelijke vragen kan je contact opnemen met één van directeuren via directiesecretariaat@sintlucas.nl
De gesprekken vinden plaats in week 26. We streven naar afronding vóór 1 juli a.s.
Acquisitie stellen we niet op prijs.