Communicatie
Officemanager LLO – 0,6 fte
Word jij onze spin in het web binnen de Leven Lang Ontwikkelen (LLO)-activiteiten?
Bij MBO Utrecht Op Maat leren professionals wat ze nodig hebben om te groeien, een leven lang ontwikkelen. Behalve korte trainingen bieden we kwalificerende modules en volledige leerwerktrajecten voor professionals èn werkzoekenden. Onze opdrachtgevers zijn zorginstellingen, kinderopvangorganisaties en gemeenten. Ben jij klantgericht en vind jij het leuk om te werken in een onderwijsomgeving waarbij jij onderdeel bent van een dynamisch team? Waarbij jij de organisatorische spil bent en ervaring hebt met administratieve processen? Dan is de functie van officemanager LLO bij MBO Utrecht wellicht iets voor jou.
Wat ga je doen?
Als officemanager LLO ben je verantwoordelijk voor het organiseren van de opleidingen van Op Maat Zorg en Op Maat Kind & Onderwijs. Je bent het eerste aanspreekpunt voor deelnemers en externe klanten, begeleidt de offerteprocedure, organiseert opleidingen en zorgt ervoor dat de uitvoering tot in de puntjes geregeld is. Je draagt zo bij aan de ontwikkeling van professionals in zorg, welzijn en onderwijs.
Je maakt deel uit van het backoffice-team van officemanagers team Zorg en team Kind & Onderwijs. Ook werk je nauw samen met collega’s die betrokken zijn bij de LLO- en BBL-trajecten. Samen zorgen jullie voor een gestroomlijnde onderwijslogistiek, heldere communicatie en een professionele klantbenadering.
Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
Relatiebeheer
- Informeren van potentiële deelnemers over BBL- en LLO-trajecten;
- Eerste aanspreekpunt voor externe klanten per mail en telefoon;
- Opstellen, versturen en opvolgen van bevestigingen en offertes.
Organisatie van opleidingen
- Up-to-date houden van content op de website en in communicatie-uitingen;
- Bewaken van deadlines, aantallen en go/no go-momenten bij open inschrijvingen;
- Samen met collega’s voorbereiden en plannen van opleidingen en trainingen voor volwassenen;
- Regelen van locaties, materialen en roosters;
- Ondersteuning van docenten (o.a. bestellen van materialen)
- Verzorgen van deelnemerscommunicatie, van uitnodiging tot evaluatie;
- Bij problemen rondom de organisatie pak je deze proactief op;
- Organiseren van uitreikingen zodat het een feest wordt voor de deelnemers;
- Verwerken van verbeterpunten uit evaluaties.
Ondersteuning en administratie
- Zorgdragen voor de facturatie in samenwerking met de financiële administratie.
- Coördineren van gegevensuitwisseling met de studentenadministratie (aanmeldingen, certificaten, POK’s).
Wat breng je mee?
Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
- Je werkt nauwkeurig en planmatig, en kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- Je bent digitaal vaardig en handig met systemen zoals Office 365;
- Je hebt oog voor detail én voor de klant;
- Je vindt het leuk om in teamverband te werken én zelfstandig dingen te regelen;
- Je bent flexibel, proactief en denkt graag in oplossingen.
- Ervaring in het onderwijs geldt als een pre
Wat bieden we jou?
Een afwisselende en verantwoordelijke functie (gewaardeerd volgens schaal 8 van de cao MBO);
- Een enthousiast team binnen het cluster Zorg en Welzijn
- Veel ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en groei;
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering en opleidingsmogelijkheden;
- Een betrokken werkomgeving waarin de kernwaarden persoonlijk, verantwoordelijk en verbonden centraal staan.
Enthousiast? Heb je interesse in deze functie? Stuur dan je motivatie en cv uiterlijk 24-6-25. Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Hannie van Beers, adviseur LLO via mailadres h.van.beers@mboutrecht.nl
Aquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld!