Secretaresse
Managementassistente Onderwijs & Kwaliteit
Managementassistente Onderwijs & Kwaliteit
Als Managementassistent Onderwijs & Kwaliteit ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Jij zorgt ervoor dat de directeur, het managementteam en de afdeling kunnen vertrouwen op een strakke organisatie en een soepel lopende administratie. Met jouw proactieve en zelfstandige werkhouding houd je overzicht, stel je prioriteiten en anticipeer je op wat nodig is. Daarnaast lever je een waardevolle bijdrage aan het programma Modulair en Flexibel Onderwijs, waarmee je meewerkt aan de toekomst van het onderwijs binnen Zadkine. Een veelzijdige functie waarin jouw organisatietalent en gevoel voor kwaliteit volledig tot hun recht komen.
Dit bieden wij jou
- Een bruto maandsalaris tussen de € 2.494,- en € 3.578,- (carrièrepatroon 6 van de CAO mbo) op basis van een fulltime (36,86 uur) aanstelling;
- 30 vakantiedagen, 8% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering;
- Volledige reiskostenvergoeding als je reist met het ov of een tegemoetkoming in het reizen met eigen vervoer;
- De mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen;
- Pensioenverzekering via ABP, (betaald) ouderschapsverlof, tegemoetkoming in je ziektekostenverzekering en aanvullende zorgverzekering;
- Een online leer- en ontwikkelplatform speciaal voor jou. Zodat jij kunt investeren in je loopbaan en persoonlijke ontwikkeling;
- De jaarlijkse RotterdamPas: gratis aan te vragen in februari.
Wat ga je doen
Als managementassistent voer je secretariële en administratieve werkzaamheden uit ten behoeve van de directeur, het managementteam (MT) en de afdeling.
Je begint je dag met het doornemen van de agenda van de directeur. Je merkt dat er een afspraak moet worden gewijzigd, je pakt dit proactief op en reserveert ook direct een parkeerplaats voor een bezoeker. Vervolgens woon je de afdelingsvergadering bij, werk je de actielijst bij en verstuur je deze direct. Gedurende de dag beantwoord je vragen en regel je administratieve zaken voor de afdeling.
Omdat je nauw betrokken bent bij de afdelingen, is het essentieel dat je het overzicht behoudt en prioriteiten kunt stellen. Je werkt zelfstandig en neemt proactief het initiatief om zaken goed voor te bereiden. Wanneer de situatie daarom vraagt, speel je hier flexibel op in en los je problemen ter plekke praktisch op.
Modulair en Flexibel Onderwijs
Naast je reguliere werkzaamheden biedt je ondersteuning aan het programma Modulair en Flexibel Onderwijs. Een strategisch programma gericht op de modularisering en flexibilisering van het onderwijs binnen Zadkine.
De ondersteuning aan dit programma is op tijdelijke basis voor de duur van maximaal 3 jaar.
In de ondersteuning werk je nauw samen met het programmateam. Je voert hierbij ondersteunende taken uit en je bent een belangrijke schakel in de administratieve en organisatorische ondersteuning.
Je handelt proactief en zelfstandig bij het plannen en organiseren van afspraken, bewaakt de voortgang van acties en houdt actielijsten actueel. Door je, op hoofdlijnen, inhoudelijke begrip van het programma ben je in staat een waardevolle en actieve bijdrage te leveren in de voorbereiding en afstemming van overleggen met de diverse stakeholders. Je signaleert knelpunten, anticipeert op behoeften en zorgt dat zaken zorgvuldig zijn opgevolgd en georganiseerd.
En verder…
- Maken van in- en externe afspraken voor de directeur, MT en de afdeling;
- Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden, bijwonen en het verzorgen van de verslaglegging;
- Ondersteuning bij operationele personeelsaangelegenheden, zoals administratie in Afas;
- Ondersteuning bij het organiseren van bijeenkomsten zowel intern als extern;
- Controleren en goedkeuren van facturen;
- Deelname aan de commissie die informele activiteiten organiseert;
- Administratieve ondersteuning bij projecten en reguliere beleidszaken van de afdeling.
Wat breng je mee
- Een afgeronde opleiding op mbo niveau bij voorkeur op secretarieel en administratief gebied;
- Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen;
- Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden;
- Integer, nauwkeurig en zorgvuldig, initiatiefrijk, proactief en praktisch probleemoplossend vermogen;
- Flexibele opstelling ten aanzien van het werkrooster;
- Kennis van diverse software (Microsoft office 365).
Jouw team
De afdeling Onderwijs & Kwaliteit adviseert en ondersteunt de colleges, directeuren, diensten en het College van Bestuur op het gebied van onderwijskwaliteit en onderwijsvernieuwing en vormt de schakel in onderwijsbeleid van binnen naar buiten, van buiten naar binnen en tussen de colleges.
Wij werken op strategisch en tactisch niveau in lijn met de Zadkine strategie en onderwijsvisie, met de daarbij behorende strategische projecten en programma’s. Wij vertalen pro actief maatschappelijke ontwikkelingen naar onderwijsbeleid. En initiëren en ondersteunen samenwerking in de stad en de regio. We geven adviezen en denken mee over de kwaliteit en innovatie van onderwijs en examinering. We participeren in verschillende netwerken. We zijn anticiperend én ondersteunend en werken altijd vanuit verbinding met de opleidingsteams, het directieteam en het College van Bestuur aan het waarmaken van de Zadkine ambities.
Ontdek Zadkine
Bij Zadkine geloven we dat onderwijs de motor is van groei voor studenten, de stad en voor jou. Als toonaangevende mbo-opleider in de regio Rotterdam bieden we ruim 17.000 studenten de beste kans op succes in hun vervolgopleiding of carrière. Dat doen we met opleidingen die aansluiten op hun ambities, talenten en de vraag van de arbeidsmarkt. Samen met bedrijven en instellingen in de regio werken we aan de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze studenten.
Jouw werk doet ertoe, want je hebt directe impact op hun toekomst en op de ontwikkeling van Rotterdam. Of je nu docent bent of in een ondersteunende rol werkt, bij Zadkine groei je mee in je vak, als persoon en als waardevolle schakel in het onderwijs. Samen leiden we vakmensen op die Rotterdam vooruithelpen.
Kom je bij ons werken?
Word jij enthousiast van deze vacature? We zijn benieuwd naar jou.
Stuur jouw cv en motivatiebrief uiterlijk 17 februari via de sollicitatiebutton.
Heb je nog vragen, neem dan contact op met Jan-Willem Tijl, Teamleider van de afdeling O&K, via j.tijl@zadkine.nl.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Medewerkers in dienst van Zadkine hebben voorrang. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. We doen eventueel een referentiecheck. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is vereist.