Senior Medewerker Leerlingadministratie – Christiaan Huygens College

Waar ga je werken?
Christiaan Huygens College bestaat uit drie Eindhovense scholen: Olympia, Frits Philips en Huygens Lyceum. Samen zetten we ons in voor ruim 2300 leerlingen. Wij vinden het belangrijk leerlingen te helpen zich op hun eigen niveau maximaal te ontwikkelen, met kennis, vaardigheden, zelfvertrouwen en zelfkennis voor hun toekomst. We bieden gepersonaliseerd, gedifferentieerd en
ontwikkelingsgericht onderwijs, met aandacht voor zowel leerresultaten als de brede ontwikkeling van iedere leerling. Samen met leerlingen en ouders creëren we een leerklimaat waarin eigenaarschap, verantwoordelijkheid en ontwikkeling centraal staan.
 
Vanaf 1 januari 2027 bundelen het Christiaan Huygens College, Onderwijsgroep Oost-Brabant en Stichting Internationaal en Lokaal Funderend Onderwijs hun krachten om samen sterker en toekomstgerichter onderwijs te bieden dat aansluit bij de snel veranderende Brainportregio. De fusie zorgt voor een duurzaam en toekomstgericht onderwijsnetwerk, waarin scholen kennis en expertise delen en meer ruimte ontstaat voor kwaliteit, innovatie en ontwikkeling van leerlingen en medewerkers.

Wat ga je doen?
Een goede leerlingadministratie is onmisbaar. Daarom zoeken we een Senior Medewerker Leerlingadministratie. In deze functie zorg je ervoor dat de leerlingadministratie zorgvuldig en goed georganiseerd is en ondersteun je collega’s bij administratieve en organisatorische vraagstukken rondom leerlingen. Je bent samen met collega’s verantwoordelijk voor een correcte en actuele leerlingenadministratie, leerlingvolgsysteem en cijferadministratie. In de praktijk: 

• Ben je vraagbaak voor de (leerling)administratie op de scholen met betrekking tot vragen rond inrichting, beheer, uitwisseling of controles;
• Beheer je de inrichting van de cijferstructuur, aansluitend op de wensen van de school en de eisen rond examinering;
• Bouw je vanuit deze cijferstructuur rapportages; 
• Ken je aan nieuwe medewerkers de juiste rollen, rechten en autorisaties toe;
• Doe je de voorbereiding van de stukken voor de accountantscontrole;
• Zorg je voor een juiste inrichting van de leerlingadministratie (nu Magister) volgens wetgeving rond examinering in samenspraak met de examensecretaris;
• Ben je de spin in het web voor de uitwisseling van gegevens tussen Dienst Uitvoering Onderwijs en de leerlingadministratie en controleer je dit op juistheid en volledigheid;
• Ben je de contactpersoon van de administratie van gedetacheerde leerlingen die je controleert op volledigheid en juistheid van gegevens in samenwerking met de betrokken scholen om de correcte financiering te borgen;
• Maak je nieuwe ontwikkelingen binnen de leerlingadministratie eigen en introduceer je dit bij de scholen;
• Ben je de contactpersoon van de scholen voor het vragen aan deleerlingadministratie helpdesk.

             
Hoe ziet jouw dag als Senior Medewerker Leerlingadministratie er uit?
Je start je dag met een kop koffie of thee en bekijkt je e-mail. Sommige vragen  kun je direct beantwoorden, zodat collega’s snel verder kunnen. Andere zaken vragen om wat meer uitzoekwerk. Je stelt hierin de juiste prioriteiten en zorgt voor duidelijke en zorgvuldige communicatie.
 
Als Senior Medewerker Leerlingadministratie krijg je te maken met allerlei vragen. Bijvoorbeeld over de cijferstructuur in de leerlingadministratie of een rapportcijfer lijkt niet goed berekend te worden. Jij duikt in de instellingen en controleert waar het misgaat. Ook ondersteun je bij de start van nieuwe medewerkers. Begint er een nieuwe docent? Dan maak je het account aan, zorg je voor de juiste autorisaties en regel je dat de docent de inloggegevens ontvangt. Of een docent kan geen cijfers invoeren voor een bepaalde klas. Jij onderzoekt waar dat aan ligt. Is de klas goed aan de docent gekoppeld? Staat de cijferinvoer goed ingesteld? Je zoekt het uit en zorgt ervoor dat de docent weer verder kan.
 
Naast deze dagelijkse vragen heb je ook verschillende doorlopende werkzaamheden. Aan de hand van de jaarplanning voor de leerlingadministratie en het tijdschema voor examenwerkzaamheden bepaal je iedere week wat er moet gebeuren. Je houdt daarbij voldoende ruimte in je planning voor onverwachte vragen en urgente zaken.
 
Geen dag is hetzelfde. Daarom is het belangrijk dat je goed kunt prioriteren, flexibel bent en gemakkelijk kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden en vragen.

Klik hier voor meer informatie over deze vacature